お問い合わせフォームへの質問メールの書き方!いい返事がもらいやすい例文

お問い合わせの書き方に悩んだら…悩みが解決する、いい返信がもらえる確率大幅アップのテクニック!

 

お疲れ様です!元社畜ゲーマー姉弟のアネオトです。

 

 

初対面のブログ管理人さんや、
かしこまった企業のホームページ、
ゲームのご意見ご要望フォームなどなど……

 

お問い合わせメールって、送るのハードル高いですよね!

 

 

 

運営者さんに相談したいことがあるんだけど、
どう書けばいいかわからなくて諦めちゃうよ~

 

マナーやルールは決まってるの?
私の書き方、失礼なのかな?

 

質問しても返事がもらえなかったり、
悪印象をもたれたりしたらショックだな……

 

 

こちらから一方的に説明する文章を送らなくてはいけないので、
キレイな1通にまとめなきゃと緊張してしまうんですよね。

 

 

 

私アネオトもメールが苦手で、
気を遣いすぎてエネルギーを使い果たして疲れるし、
最後に送信ボタンを押す勇気も出ないタイプです……

 

 

ですが、憧れのクリエイターさんに1通のメールを送ったところ、
それが喜ばれて、実際にお茶してLINE友達にまでなるという……

 

自分でもびっくりな夢が叶ったこともあります。

 

 

 

相手に好印象を抱かれて、こころよく返信してもらいやすい
メールのコツがわかれば、送信時の不安が軽くなります!

 

 

意識するポイントは案外シンプルです。

 

NG例と改善例つきで解説をまとめましたのでどうぞ!

 

 

 

※メールの例文中の名前表記は、
相談相手「★★」さん、
質問者「ナマエ」さん、
で統一しています。

 

「相手に聞きたいこと・してほしいこと」を明確にしよう!

 

相談する前にまずは「何を聞きたいのか」を明確にする

 

 

質問や相談の内容が抽象的だと、
相手もぼんやりした回答しかできなくなってしまいます。

 

 

 

icon-pencil 相手は透視ができない

相手が自分より知識の多い人だったとしても、
「ちょっと尋ねただけで、その意図を全部察してくれる」
なんてことは普通できないんですね。

 

 

文章で書かれていることしか相手は把握できないので、
「みなまで言わずとも全部わかるだろう」とは考えず、
今何に困っているのか、今の自分がどんな状況なのかが
相手に伝わりやすいよう具体的に説明しましょう!

 

 

 

試しに、抽象的で伝わりにくいNG例と
わかりやすくした改善例を見比べていきましょう!

 

 

 

 

 

NG:質問が漠然としている→OK:質問が具体的

 

質問が抽象的でわかりにくい例

 

質問メール

初めまして。

ブログにアドセンス広告ってどうやってつけるんですか?

よろしくおねがいします。

 

 

回答者のきもち

うーん……この人はどういう状況なんだ?

 

これって何をきかれてるんだ?

 

 

アドセンスの管理画面からコードをコピペして
ブログに貼り付ける手順?

 

それともアドセンスの審査の受け方?

 

 

どこまでわかっててコレを質問してるの?

 

どこからどこまでを話せばいいんだ?!

 

アドセンスを1から100まで全部
説明するわけにもいかないし、困ったな……

 

 

このメールだと聞きたいポイントが伝わらず、
もう少し詳しい状況を教えてください」
と返されてしまいそうです。

 

 

 

二度手間にならないよう、
もっと説明を細かくしてみましょう!

 icon-arrow-down 

 

 

質問が具体的でわかりやすい例

 

質問者ナマエさん

初めまして。ナマエと申します。

 

ブログにアドセンス広告を貼りたいと思っているのですが、
★★さんにご質問したいことがございます。

 

 

アドセンスの審査に通るためには、
プライバシーポリシーの記載が必要のようですが、
これは読者さんにも見られやすいページに
書いたほうがいいのでしょうか?

 

あくまでアドセンスの審査員さんにだけ
わかってもらえればいいのでしょうか?

 

 

細かい疑問かと思いますが、
表記する場所にふと悩んでしまいまして、
★★さんのお考えをお伺いできたら嬉しいです。

 

 

これくらい状況説明が丁寧なメールなら、
質問したい内容が伝わって、
欲しい答えも返してもらいやすいです。

 

 

 

実際にこのメールを送ったら、
こんなお返事がもらえそうです。

 icon-arrow-down 

 

 

回答者★★さん

ナマエさん初めまして!

 

アドセンスの審査に向けた
プライバシーポリシーの記載の仕方に
悩んでらっしゃるのですね。

 

 

場所はほとんど自由なのですが、
「探している人にとっては見つかりやすいけど、
ふだん邪魔にならないところ」が望ましいです!

 

たいていの読者さんはプライバシーポリシーに興味がなく、
わざわざ見たいとは思っていないはずですので、
「読者さんに見せなきゃ」「目立たせなきゃ」
とは考えなくてOKです。

 

 

おすすめはフッターや、サイドバーの一番下あたりなど
メニュー的に優先順位の低いところでしょうか!

 

参考になれば幸いです!

アドセンス審査に向けてがんばってください~!

 

 

 

質問がわかりやすくなるポイントは、
「何を聞きたいのかがハッキリしている」ことです。

 

今の例文をもう少し細かく見ていきましょう!

 

 

 

 

【ポイント!】何に悩んでいて、なぜ悩んでいるのかがわかるように

 

何に悩んでいて、なぜ悩んでいるのかがわかるように相談するのがポイント

 

 

アドセンスの審査に通るためには、
プライバシーポリシーの記載が必要のようですが、
これは読者さんにも見られやすいページに
書いたほうがいいのでしょうか?

 

あくまでアドセンスの審査員さんにだけ
わかってもらえればいいのでしょうか?

 

細かい疑問かと思いますが、
表記する場所にふと悩んでしまいまして、
★★さんのお考えをお伺いできたら嬉しいです。

 

 icon-arrow-up 

「何が知りたい・ききたいポイントなのか?」が
ピンポイントに伝わる、答えやすい質問です!

 

 

 

「プライバシーポリシーは
読者さん全員に対して見られやすくすべきか
(つまり目立たせたほうがいいのか)」
という点が聞きたいのだとすぐにわかります。

 

 

 

表記する場所にふと悩んでしまいまして、

 

 icon-arrow-up 

この文章からは、
なぜこれを質問したくなったのかという
悩みのニュアンスや経緯も伝わりやすいですね!

 

 

 

 

さらに“経緯の説明”が添えてあると、
より状況が伝わりやすく、
自分の理解レベルに合わせた返信をもらいやすいです。

 

 

経緯をつけたバージョンの例もどうぞ!

 

 

 

 

【さらに良くなるコツ!】経緯の説明(自己紹介)も付ける

 

質問者ナマエさん

初めまして。ナマエと申します。

 

私は趣味のブログを始めたばかりで、
広告収入のしくみを調べていたところ、
★★さんのブログ記事にたどりつき、
そこで初めてアドセンスの存在を知りました。

 

 

そしてそのアドセンスについて、
★★さんにご質問したいことがございます。

 

 

アドセンスの審査に通るためには、
プライバシーポリシーの記載が必要のようですが、
これは読者さんにも見られやすいページに
書いたほうがいいのでしょうか?

 

あくまでアドセンスの審査員さんにだけ
わかってもらえればいいのでしょうか?

 

細かい疑問かと思いますが、
表記する場所にふと悩んでしまいまして、
★★さんのお考えをお伺いできたら嬉しいです。

 

 

私は趣味のブログを始めたばかりで、
広告収入のしくみを調べていたところ、
★★さんのブログ記事にたどりつき、
そこで初めてアドセンスの存在を知りました。

 

 icon-arrow-up 

「自分がどこまでわかっている状態なのか」
が相手に伝わる、最高の説明です!

 

 

 

  • ブログ初心者である
  • アドセンス広告について勉強中である
  • 相手の記事を読んだうえでこの疑問が浮かんだ

 

 

これらの背景が相手に把握してもらえるので、
状況にあった的確な回答がもらいやすいです。

 

 

 

 

似ているパターンでもうひとつ例をどうぞ!

 

 

質問が抽象的でわかりにくい例

 

質問者

こんにちは。

ブログのテーマが決まりません。

どうしたらいいですか?

よろしくお願いします。

 

 

回答者のきもち

テーマって、ブログの方向性とか
ジャンル・題材のことかな?

 

それともデザインテンプレートのことかな?

 

 

そしてこの人は、どういう条件下でこれを聞いてるんだ?

 

今のところどんなテーマを考えてるとか、
どういうブログにしたいとか、
どんな目的でブログを始めるのかとか……

 

 

相手の状況がわからないから何とも言えない……!

 

 

このメールも、短文で漠然としているせいで
いったい何が聞きたいのか意味が汲み取りにくいです。

 

 

説明がないせいで、
「テーマ」という言葉が何を指しているのかも
紛らわしくなってしまっていますね。

 

 

 

詳しく状況説明して、
意図が伝わるように改善してみましょう!

 icon-arrow-down 

 

 

質問が具体的でわかりやすい例

 

質問者ナマエさん

★★さん、こんにちは!

ナマエと申します。

 

 

私は1年ほどブログを運営していたのですが、
★★さんの記事を読ませていただいてから、
自分のブログの書き方がダメだったことに気づき、
改善しようとしています。

 

 

今まで需要のあるジャンルなど考えておらず、
日記のような記事ばかり書いていました。

 

そこで、ブログのテーマ選びから
見直したいのですが、躓いてしまいました。

 

 

自分には「これだ!」という趣味がなく、
多趣味といえば聞こえはいいのですが、
特別にのめりこめる1分野がありません。

 

いろんなものに手を出してはいるのですが、
どれも中途半端になってしまっているんです……

 

 

そのため、ブログのテーマも
ピンとくる本命ジャンルが絞れず、
どうしたらいいか悩んでおります。

 

いろんな分野に手を出す、
雑多なブログになるのは良くないでしょうか?

 

 

アドバイスいただけますと幸いです。

どうぞ宜しくお願い致します。

 

 

相談したいポイントは何なのかがわかりやすく、
その背景の説明も丁寧なので、
悩みの内容が相手に伝わりやすいですね!

 

 

 

これならこんな返信がもらえそうです。

 icon-arrow-down 

 

 

回答者★★さん

ナマエさんこんにちは! ★★です。

ご相談メール読ませていただきました!

 

 

テーマを絞った特化ブログにしたいけれど、
これといって特別興味の深い分野がないため、
悩んでいらっしゃるということですね!

 

そしてナマエさんは、
多方面にいろんな分野に触れるのが
楽しいタイプなのでしょうか?

 

 

そしたら、ナマエさんが好きなもの、
楽しいと思うもの、記事に書けそうなもの、
などなどを書き出してみてください!

 

例えば、「サービスエリアを巡りたい」
「釣りが好き」「RPGのゲームが楽しい」
「食べたことないものを食べて食レポしたい」
なんて関心が浮かんだとします。

 

 

一見バラバラの趣味に見えますが、
実はこれらは高いところで共通しています。

 

(この例の場合、「冒険したい」でしょうか。)

 

そこからブログのコンセプトを
「RPGのように人生を冒険するブログ!」
みたいに、まとめることができます!

 

 

その中で、サービスエリアの記事も、
釣りの記事も……「冒険」というテーマに
基づいたことならなんでも書けます。

 

そして同じようなライフスタイルに
憧れる読者さんにとっては、
たまらないブログになります。

 

 

「サービスエリア」の記事目的で来た人も、
ナマエさんのブログの理念に共感して
「そっか、私がサービスエリアに行きたいのは
冒険心があったからなのかも」と気づいたりします。

 

するとブログ全体に興味をもってくれて、
ほかの釣り記事や、食レポ記事や、
RPGゲームの記事も読んでくれたりしますよ!

 

 

このように、複数の関心を1つにまとめて、
うまく理念化できるといいと思います!

 

ただの気まぐれでカオスな雑記ブログではなく、
「冒険を楽しむための研究をしている」
がテーマのブログになり、価値が生まれます!

 

 

参考になれば嬉しいです。

また疑問点などありましたらご連絡ください!

 

 

このように具体的で親身な回答は、
「ブログのテーマが決まりません。どうしたらいいですか?」
という質問では出てこないですよね。

 

 

質問が具体的であればあるほど、
いい情報が得られる
というわけです!

 

 

 

 

 

NG:状況説明だけして終わり→OK:相手に何をして欲しいのか書く

 

質問や相談になっていない状態に注意!

 

 

意外とよくやりがちなのが、
「今私はこうなんです。」「こんなふうに思います。」「不安です。」
と、自分の現状の話だけをして終わってしまうことです。

 

 

 

「えっと、それで質問は何かな?」

「何に対してどう答えればいいのかな?」

 

 

と、相手がメールの意図を汲むのに苦労し、
返事がもらいにくくなってしまうかもしれません!

 

 

 

「どこが聞きたいところなのか」をハッキリさせると、
相手もどう答えたらいいかがわかりやすくなります。

 

 

 

メール例

●●と●●で悩んでいるのですが、
どちらを先にやるべきか、
★★さんのお考えをお伺いしたいです。

 

メール例

●●という状況なのですが、
このままでも問題ないのでしょうか?
それともどこか間違っていますでしょうか?

 

 

などなど、疑問点・聞きたいポイントを
明確に書いて送るといいでしょう!

 

 

 

 

 

質問が上手くまとめらないときは箇条書きが使える!

 

ききたいことがありすぎてまとまらないとき

 

 

相談ごとが複雑で、1つのメッセージに
聞きたいポイントがいくつも含まれるときや、
説明が長くなってしまいそうなときは……

 

 

最後に質問事項をまとめれば、案外問題なくなります!

 

 

 

まずは、バーっと文章を書いてみましょう!

 

 

書いているうちに、聞きたいことが
整理されていくのがわかると思います。

 

 

 

ある程度書けたら、自分で読み返して、わかりにくい部分を修正し……

 

 

最後の最後に、このように書いて締めれば大丈夫!

 

 

メール例

たいへん長文になってしまったのですが、
お聞きしたいところを
改めてまとめさせていただきます。

 

こちらの3点です。

 

・●●を先にやるべきか、後にするべきか

・●●は●●の状態でも問題ないか

・●●を書くうえで●●はどうしたらいいか

 

多くて恐縮ですが、アドバイスいただけますと幸いです。

 

 

このように最後に要点をまとめておけば、
その前の文章が複雑な長文になってしまっても、
聞きたいポイントが伝わりやすく、質問が成功しやすいです!

 

 

 

 

 

さらに相手に喜ばれるメールの書き出しテクニック

 

ここからは、ただピンポイントな回答をもらうためだけの
お問い合わせメールには不必要な話かもしれませんが……

 

 

 

相手と良好な関係を築きたい
これから長くお世話になりたい場合に
好印象を抱いてもらえる書き方も解説します!

 

 

(ちなみにこれが、冒頭でお話した
憧れのクリエイターさんと友達になったきっかけ
メールで使ったテクニックです)

 

 

 

下記の4ポイントを、この順番でメールに詰めて送ったら、
クリエイターさんにとても喜ばれました。

 

 

icon-pencil 喜ばれるメール構成
  1. あなたにとても興味がある・好きだということを伝える
  2. あなたの存在や作品にどれだけ影響を受けたかを書く
  3. あなたのメリットになる行動を実は考えていることを打ち明ける
  4. 最後に、相手にしてほしいことを書く

 

 

要するに、こんな感じの流れになります!

 

 

1. あなたにとても興味がある・好きだということを伝える

「あなたの作品はとても素敵です。そんなあなたのセンスのファンです。
とくに●●の●●が大好きで~~~」

 

2. あなたの存在や作品にどれだけ影響を受けたかを書く

「あなたの作品にハマって、人生が変わりました。
毎週感動し、続きが楽しみで待ち遠しくて、毎日ワクワクしてました」

 

3. あなたのメリットになる行動を実は考えていることを打ち明ける

「私はあなたの作品をもっと広めたいと思っているのですが、
1ファンとしてどんな行動をすれば良いか悩んでおります」

 

4. 最後に、相手にしてほしいことを書く

「もしご迷惑でなければ、もっと詳しい感想をお伝えしたり、
あなたのためにできることがないか詳しくお伺いしたいのですが、
直接お会いして色々とお話させて頂くことは難しいでしょうか?」

 

 

 

自分の一番したい話は、最後の最後にチラッとするだけ。

それまでは、こちらの要求は言わずにガマンです!

 

 

先に相手に関する話をたっぷりして、
「あなたがどれだけ大切な人物なのか」を説明し、
相手の『自己重要感』を満たしていきます。

 

 

人は基本的に、自分に関する話にしか興味がないんですね。

 

なので、「自分に興味を持ってくれる人」に興味を持ちます!

 

 

 

自然と友好な関係が作れてしまうコミュ強には、
「打算的で気持ち悪りぃ~」と思われてしまうかもしれませんが……

 

 

人付き合いに自信がない方、
どうしたら人と仲良くなれるのかわからず不安な方には
とても有効なテクニックだと思います。

 

 

 

こうしたメール術や文章が上手くなっていくと、
ネットで1人で活動したり、
自分のビジネスを行ったりするのも怖くなくなります!

 

 

自分の商品が売れやすくなったり、
お客さんと友達のように楽しく付き合えたり、
ブログやSNSに人が集まりやすくなったり……

 

 

 

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うまいメール作成のポイントまとめ

 

  • 相手には、書いたことしか伝わらない
  • 一言で全てを察してはもらえない
  • 悩みの経緯や理由など、状況説明は詳しくしよう
  • 質問は具体的であればあるほど、的確な返信がもらいやすい
  • 質問したいポイントが何なのか、ハッキリわかるように書こう
  • 文章が複雑になったら、最後に質問事項を改めてまとめよう
  • (口説きたいなら)相手の話をたっぷりした後で、自分の話をしよう

 

 

これらを意識したメールが書ければ、
ベストなお返事がもらえるはずです!

 

 

 

 

また、アネオトでよければ
お気軽にご質問送ってくださいませ!

 

icon-hand-o-right お問い合わせフォームはこちら icon-external-link

 

 

 

 

いや、たまたま検索でこの記事に来ただけだから……
まずアネオトって誰なの? 何してる人?

 

 

という方は、このブログのトップページ icon-external-linkをご覧ください。

 

 

「仕方なくやらされてる感のある仕事じゃなくて、
能力が発揮できて楽しくて、自分が輝ける仕事を見つけよう!」

というコンセプトのサイトです。

 

 

 

 

アネオトさんのブログを見て、
いろいろ聞きたいことがある気がするんだけど、
わからないことがわからない……

 

 

という状態でしたら、
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1件の返信

  1. 2022-03-14

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